【会社秘書役】シンガポール法人に必須の「Company Secretary」とは何か？

タツオ

シンガポールの「会社秘書役」って何ですか？

「会社秘書役」は日本にはない制度なので、わかりにくいかも知れませんね。シンガポールの会社法で定められている、会社の機関の一つです。

ケイト

シンガポールで働いていると、「Company Secretary（カンパニー・セクレタリー）」という存在について耳にする機会があるかと思います。

日本語で「会社秘書役」とも呼ばれますが、日本にはない制度なので、馴染みのない方も多いでしょう。

このシンガポール法人にとっては必須の「会社秘書役」について、今回ご紹介します。

「Company Secretary（カンパニー・セクレタリー／会社秘書役）」の基本情報

「Company Secretary（カンパニー・セクレタリー／会社秘書役）」とは、どんなものか？

「Company Secretary（カンパニー・セクレタリー／会社秘書役）」（以下、「会社秘書役」という）とは、シンガポールの会社法（Companies Act）によって、シンガポール法人に対して設置を定められた、会社の機関の一つです。

会社法に準拠してきちんと運営されるよう、日本でいう「司法書士」のように、国から求められる文書の作成や届出等の役割を担います。

その業務を遂行する為の人員「会社秘書役」を、シンガポール法人は最低1名置かなければなりません。

そして、「会社秘書役」は原則として、取締役により任命されます。

任命された「会社秘書役」は、「BizFile」に詳細情報が明記されます。

※「BizFile」について詳しく知りたい方は、下記ページをご覧ください。

具体的な業務内容は追って、ご説明しますね。

ただ、先に知りたい方は、下記URLより飛んでご覧ください。

「Company Secretary（カンパニー・セクレタリー／会社秘書役）」の業務内容

「Company Secretary（カンパニー・セクレタリー／会社秘書役）」には、どのような人物がなれるのか？

「会社秘書役」に任命される人には、どのような条件があるのでしょうか。

「ACRA（会計企業規制庁）」の公式ホームページ には、以下のように記載されています。

つまり、会社設立から6ヶ月以内に任命されることを前提として（6ヶ月以上の空白期間は認められない）、基本的には以下の条件を網羅していれば「会社秘書役」に任命される条件を満たしていることとなります。

• シンガポール居住者であること
• 自然人（権利・義務の主体となる個人のこと。「法人」に対する用語）であること
• 会社唯一の取締役と同一人物ではないこと
• プライベート・カンパニー（非公開会社）の場合は、資格条件は特になし
• パブリック・カンパニー（公開会社）の場合は、専門資格者であること

ちなみに、プライベート・カンパニーにおいては任命時に専門資格の条件はありませんが、実際は専門知識がないと対応は難しい為、専門的な会社（カンパニー・セクレタリー会社や法律事務所や会計事務所など）に委託する企業が多数を占めているようです。

「Company Secretary（カンパニー・セクレタリー／会社秘書役）」の業務内容

「会社秘書役」の業務は、主に「ACRA（会計企業規制庁）」への届出事項に関するものとなります。

具体的には、主に以下の通りです。

• 会社法上の登記事項に関する書類作成・提出・保管
• 認証のための副署（Countersigning）の管理
• 取締役会や株主総会の議事録など法定帳簿等の作成・提出・保管
• 取締役会招集通知や株主総会招集通知などの作成・発送
• 発行する株券（Share Certificate）への署名・管理
• 定款の変更手続き

など

まとめ

シンガポールで働く中で、普段、「会社秘書役」と直接やり取りする機会は少ないかも知れません。

ただ、「会社秘書役」はどの企業にも少なくとも1名は存在し、根幹となる企業情報の管理・保管等を担っていますので、いざという時は心強い情報源となるでしょう。